Переписка с работодателем. Правила деловой переписки: примеры

Работодатель может пригласить вас на собеседование, используя несколько способов на сайте hh.ru.

Важное условие: работодатель должен иметь отметку «проверенного» и доступ к базе резюме (к контактам соискателей).

Первый способ : позвонить по номеру телефона, который указан в вашем резюме.

Второй способ : написать сообщение на электронную почту самостоятельно (со своего электронного адреса).

Третий способ : воспользоваться возможностями сайта. Это может быть email-письмо и/или сообщение на номер телефона, в зависимости от того, какой приоритетный вид связи вы указали в своем резюме.

Если в вашем резюме email указан как предпочтительный вид связи , приглашение от работодателя вы получите в виде сообщения на электронную почту.

Стандартное email-сообщение отправляется от имени hh.ru.

Работодатель по своему усмотрению может поменять текст письма в зависимости от потребностей.

Если в вашем резюме телефон указан как предпочтительный вид связи , приглашение от работодателя вы получите на электронную почту плюс дополнительное сообщение отправится по номеру телефона.

Сообщение на телефон может прийти по разным каналам:

1. Мы не знаем о существовании вашего аккаунта в социальных сетях, мы отправляем сообщение на номер телефона. Если вам пришло от нас сообщение — значит, соцсеть «ВКонтакте» подтвердила существование активного аккаунта на площадке.
2. И даже после того, как вы получите/прочитаете сообщение, мы не узнаем о вашей странице, нам известен только статус доставки сообщения на номер телефона.
3. Сообщение придет от нашей официальной группы https://vk.com/headhunter .
4. Сообщение вам придет, если в последние 7 дней вы были онлайн. Если нет, придет СМС.
5. Сообщение вам придет, если вы не засекретили свою страницу, а именно настройки связи (кто может отправлять сообщения).
6. Мы не будем вас спамить лишними сообщениями. Только приглашения на интервью.
7. Если вам неудобно получать сообщения в «ВК», можете отписаться в диалоговом окне и вам будут приходить СМС.

45% пользователей, которым пришло сообщение от нас через социальную сеть «ВКонтакте», прочитали его в течение первого часа после получения и легко смогли посмотреть информацию о предлагаемой вакансии. Будьте на связи!

После того, как вы получили приглашение от работодателя, вы увидите окно ввода сообщения на странице отклика на конкретную вакансию.

Вы можете написать сообщение работодателю в ответ на его приглашение: ответить, что вы придете на собеседование, или уточнить схему проезда или задать другие дополнительные вопросы.

Обратите внимание, что возможность написать сообщение пропадает, если:

• вакансия ушла в архив,
• работодатель отключил возможность переписки по этой вакансии (он может ее не включать изначально или отключить в процессе подбора),
• вы уже написали 5 сообщений, а работодатель пока еще не ответил,
• cуммарное количество сообщений с этим работодателем по этой вакансии достигло 100.

Работодатель, в свою очередь, тоже может написать вам после того, как направил вам приглашение на вакансию (в ответ на ваш отклик или заинтересовавшись вашим резюме).

Наличие новых сообщений в переписке с работодателем по конкретной вакансии заметно уже на странице «Мои отклики» в личном кабинете: зеленый счетчик наверху считает все новые события (приглашение, отказ, сообщение от работодателя). Также любое такое событие будет выделено цветом, пока вы не просмотрите его. Помимо этого уведомление о каждом новом сообщении работодателя по конкретной вакансии приходит на вашу электронную почту.

Ни работодатель, ни соискатель не могут написать более пяти сообщений подряд, пока не получат ответа получателя.

Когда работодатель прочитает ваше сообщение, вы увидите в переписке статус «Прочитано» рядом с последним сообщением.

Успех в деятельности любой организации, коммерческой фирмы или предприятия неразрывно связан с культурой поведения и этикетом. Все действия руководителя, сотрудников должны непременно учитывать правила хорошего тона и соответствовать ситуации.

Одна из важнейших частей этикета — деловая переписка

Подсчитано, что почти 50% времени на работе приходится на знакомство с бумагами, почтой. Но это необходимо, так как грамотная деловая переписка может значительно увеличить оборот фирмы, ускорить взаимодействие разных служб и отделов.

Конечно, определенные шаблоны здесь есть, и разговор о них обязательно будет в этой статье. Правила деловой переписки уже давно стандартизированы. Существующий ГОСТ Р.6.30-2003 поможет правильно поместить текст на листе, подскажет, какие сделать отступы, поля, шрифты. Деловую корреспонденцию характеризует единообразие и повторяемость речевых оборотов.

Тем не менее любое письмо индивидуально. Большой отпечаток на него накладывает личность отправителя, его должность, ситуация и адресат. В какой-то степени деловая переписка — это сочетание творчества и кропотливого труда.

Виды деловой переписки

Документооборот ведется на бумажных носителях и посредством электронной почты.

Всю корреспонденцию на предприятии условно можно разделить на следующие группы:

Официальная/неофициальная переписка;

Внутренняя и внешняя.

К официальной переписке относятся коммерческие предложения, благодарственные и гарантийные письма, торговые соглашения, приказы по предприятию, должностные обязанности, запросы, требования, претензии.

Неофициальная переписка — это различные поздравления партнеров по бизнесу, заказчиков, сотрудников; соболезнования, извинения, приглашения и благодарности.

Внутренние документы имеют хождение только между отделами одного предприятия, а внешние — выходят за его рамки.

Правила деловой переписки: внутреннее содержание

Основное требование — краткость и емкость письма. Не стоит растягивать текст на несколько страниц. Лучший вариант - уложиться в одну.

Правила деловой переписки предполагают исключение сложных, непонятных, иностранных и узкоспециализированных слов и выражений из текста. Все предложения должны быть короткими, с основными мыслями автора и без «воды».

Избегайте двояких толкований в письме, иначе при возникновении споров, сложнее будет отстоять свою точку зрения и доказать, что вы имели в виду под определенной фразой.

Правила оформления деловой переписки обязывают пишущего называть адресата по имени-отчеству, перед которыми указывать обращение «Уважаемый(ая)...». И обязательно на «Вы», даже если с получателем письма хорошие приятельские отношения.

Во вступлении, помимо указания фамилии и имени, прописывается основная цель послания. Примеры деловой переписки знают достаточно шаблонов и штампов для таких случаев: «В связи с предыдущим письмом...», «Напоминаем Вам...», «Ставим в известность...» и другие.

Неблагоприятный для получателя ответ (отказ от предложения, от сотрудничества) смягчите фразами: «К сожалению, мы не сможем воспользоваться предлагаемыми условиями...» или подобными.

Внешнее оформление документации на бумажных носителях

Любое деловое письмо должно быть написано на фирменном бланке с реквизитами компании и всеми контактными данными.

Обязательно проставьте точную дату документа.

Правый верхний угол листа занимают инициалы адресата и адрес предприятия-получателя.

Разбивайте текст на смысловые абзацы, чтобы читающему человеку было легче его понять и воспринять. Не более 4-5 строк.

Писать все слова заглавными (прописными) буквами — плохой тон.

К письму могут прилагаться документы. В этом случае их перечисляют отдельной строкой в левой нижней части листа. По деловому этикету ответ на письмо должен быть получен в течение 10 дней. Если проблема требует для ее решения больше времени, адресат должен уведомить об этом.

После написания следует обязательно внимательно проверить текст еще раз на наличие ошибок, как орфографических, так и грамматических. Если есть время, стоит отложить письмо и позднее вернуться к нему еще раз. Как правило, обнаружатся неточности, не замеченные сначала. Наиболее важен такой совет в случае ответа на жалобу клиента. Не стоит еще больше раздражать человека неграмотно составленным письмом.

Когда документ написан и проверен пару раз, распечатайте его на бумаге формата А4. Этот размер стандартно используется для любой корреспонденции, даже если сам текст занимает только половину листа.

Перед печатью проверьте краску в принтере во избежание размытости и неряшливости на выходе.

В некоторых случаях можно к документу прикрепить свою визитку, а сам печатный лист вложить в прозрачный файл.

Хорошим тоном считается также фирменный конверт с логотипом компании.

Правила ведения деловой переписки в неформальной плоскости часто более эмоциональные, чем в деловых бумагах, и менее заштампованные. Здесь уместны сокращения, использование красочных прилагательных, например, в поздравлениях: изумительный, отзывчивый, добрый.

Деловые электронные письма

То, что вы не отправляете корреспонденцию в конверте через почтовую сеть, не должно расслаблять. Правила деловой переписки применимы и в данных случаях.

Грамотные и корректные электронные деловые послания создают положительный имидж как предприятия, так и конкретного человека. Репутация в бизнесе дорогого стоит!

Основные правила переписки по e-mail

Рабочий электронный адрес используйте только по назначению.

Обратите внимание на название почтового ящика. Не допускайте при работе некорректные имена, такие как «крошка», «супермэн», даже если они указаны в английской транскрипции.

Всегда заполняйте графу «тема», иначе ваше письмо может попасть в спам. Описания типа "план", "список", "коммерческое предложение", "отчет" не подойдут. Подобных писем в ящике вашего получателя может быть достаточно много. Укажите как можно конкретнее, о чем ваше послание. Не используйте более пяти слов. Пишите тему с заглавной буквы. Точку в конце ставить не нужно.

Если вы отправляете ответ на полученное ранее письмо, не забудьте удалить надпись «Re» в теме.

Стиль общения

Сохраняйте деловой формат письма. Уберите угрожающий, просящий, приказной тон.

Правила электронной деловой переписки не допускают употребление смайликов, большого количества вопросительных или восклицательных знаков в тексте.

Будьте вежливы. Обязательное приветствие в начале и прощание с собеседником в конце — хороший тон. Например, «С уважением...» или так: «Искренне Ваш...».

Деловая электронная переписка и ее «золотое правило»: не смешивать в одном послании несколько разных тем. Лучше отправить ряд писем.

Электронное письмо должно быть короче в два раза, чем бумажное.

Работа с вложениями

Если информации для передачи слишком много, не ставьте ее всю в тело письма, а прикрепите отдельными документами во вложении.

Для удобства получателя переименуйте подготовленные вами документы на понятные ему названия. Это покажет вашу заинтересованность и расположит к себе. Подумайте, сколько рабочих папок есть на компьютере у адресата и как он будет искать среди них ваше письмо.

Обязательно сообщите о посылаемых файлах получателю, чтобы он не счел их случайным вирусом. Архивируйте объемные документы.

А лучше всего слишком большие вложения (от 200 кбайт) пересылать другими способами, например, через ftp-сервер.

Такие форматы, как COM, EXE, CMD, PIF и ряд других, некоторые почтовые сервера не пропускают и блокируют.

Если получателей вашего письма было несколько, не поленитесь каждый раз удалять все свидетельства массовой пересылки. Такая лишняя информация совсем не нужна адресату. Вам поможет команда «скрытая копия».

Правила ведения деловой переписки по электронной почте предполагают информирование второй стороны о получении корреспонденции. Если на данный момент возможности ответить нет, известите об этом собеседника. Историю переписки сохраняйте, чтобы избежать дальнейших вопросов и разбирательств.

При важности и безотлагательности ответа допускается дополнительно известить адресата по телефону, скайпу или "аське". Если и после этого положительного результата достичь не удалось, напомните о себе повторно.

Нередки случаи, когда при запросе какого-нибудь документа в ответ приходит пустое письмо с прикрепленным файлом. Это недопустимо. Примеры деловой переписки предполагают обязательное размещение в теле документа подходящей информации. Например, такой: «Высылаю необходимые данные на Ваш запрос».

Не забудьте в конце письма указать координаты: все доступные способы связи, должность, сайт компании, ссылки на социальные сети.

При написании контактов организации давайте как можно больше информации — телефон с кодом города, адрес с индексом. Ведь ваше общение происходит не только с жителями своего региона. При наличии всех данных с вами будет проще связаться.

И последнее правило: кто начал переписку, тот и должен закончить электронный диалог.

Заключение

Деловая переписка — дело тонкое. Иногда одного взгляда бывает достаточно, чтобы сформировать определенное мнение о человеке и организации, которую он представляет. Знание правил делового письма может значительно помочь в вашей карьере.

Для кого: менеджерам по продажам; руководителям отдела продаж; сотрудникам, которые ведут переписку с клиентами.

Краткое содержание: Правила деловой переписки. Структура письма клиенту. Оформление письма.

Правила деловой переписки

1. Хорошо начинать письмо с благодарности или комплимента: «Ольга, спасибо за ответ!».
2. Если вы пишете клиенту в первый раз, сообщите ему, откуда у вас его e-mail или напомните о предыдущем взаимодействии.
3. Пишите простым, понятным языком. Избегайте использования канцеляризмов и речевых штампов: «в настоящее время», «довожу до вашего сведения», «сотрудничество на взаимовыгодных условиях», «высокопрофессиональный», «во избежание», «по причине» и т.п.
4. Также стоит избегать сложных терминов, узкопрофессиональных и иностранных слов, непонятных аббревиатур.
5. Чтобы акцентировать внимание на важных моментах письма, начинайте предложение с имени: «Александр, пришлите, пожалуйста, акт сверки…».
6. Если отвечаете на несколько вопросов – цитируйте их или упоминайте вкратце содержимое вопроса, чтобы было понятно, о чем идет речь.
7. Реагируйте на недовольство или агрессию со стороны клиента спокойно, покажите свое намерение помочь ему разрешить ситуацию.
8. Избегайте щекотливых или конфиденциальных тем. Письмо может случайно попасть к другому сотруднику, чем вы можете поставить клиента в неловкое положение.
9. Сообщите клиенту, что получили его письмо.
10. В деловой переписке принято отвечать на письма не позднее, чем через 3 часа. Если у вас нет возможности решить вопрос сразу – сообщите клиенту, когда вы сможете это сделать.
11. Избегайте писать клиентам в выходные и праздничные дни, а также в понедельник утром или в пятницу вечером. Исключение: если вы предварительно договорились об этом с клиентом; если у вас срочное дело, которое нельзя отложить.
12. Считается невежливым отправлять много писем подряд. Исключение: если вы отправили письмо и увидели, что информация в нем неполная или неактуальная – можно отправить вдогонку еще одно письмо с дополнениями и извинениями.
13. Автоответ о получении писем в современной деловой переписке не используется.
14. Перед отправкой обязательно проверьте, правильно ли указали имя адресата и название компании.
15. Постскриптум в деловой переписке использовать не принято.

Структура письма

1. E-mail
   Почтовый адрес должен быть по возможности краткий и запоминающийся. Лучше использовать персонифицированный e-mail (например, [email protected]).
2. Тема письма
   Обязательно обозначайте тему письма. Тема должна соответствовать содержанию. Если вы знаете имя человека, которому пишете или его должность – указывайте их в теме.
3. Пометки
   Для особых писем можно использовать пометку «Важное». Подтверждение о прочтении лучше запрашивать только в исключительных случаях.
4. Структура письма
   • приветствие;
   • краткое обозначение темы письма;
   • расшифровка вопроса;
   • завершение (призыв к действию).
   Золотое правило: одно письмо – одна тема – один призыв.
5. Вложения
   Если вы прикрепляете к письму файлы – сообщите об этом адресату в теме письма. Тяжелые файлы удобнее передавать через облачный сервис (например, Яндекс.Диск).
6. Подпись
   Ставьте в подпись только основные и актуальные контакты. Постарайтесь уложиться в 3-5 строк.

Оформление письма

1. Используйте в письме удобные для чтения шрифты без засечек. Оптимальный размер шрифта 12-14 кегль.
2. Оптимальная длина абзаца – 3-4 строки. Длина предложения – 12-18 слов. Более длинное предложение лучше разбивать на два.
3. Желательно, чтобы письмо помещалось на экране целиком.
4. Для выделения важных слов и выражений, используйте полужирный шрифт (не более 4-5 слов подряд). Воздерживайтесь от выделения целых предложений (особенно, если они длинные), и, тем более, целых абзацев.
5. Не стоит злоупотреблять выделением текста яркими цветами, прописным шрифтом, курсивом. Если сомневаетесь – делайте выбор в пользу сдержанности.
6. Лучше отказаться от текста с подчеркиванием – его можно перепутать со ссылками.
7. Восклицательный знак следует использовать с осторожностью, только там, где он действительно необходим. Излишним будет ставить три или более восклицательных/вопросительных знака.
8. Нумерованные и маркированные списки улучшают восприятие информации.
9. Картинки должны дополнять содержимое письма, но ни в коем случае не заменять его (у многих получателей отключен показ картинок; письма, где текст заменен картинкой, могут расцениваться как СПАМ).

Разработайте корпоративные стандарты деловой переписки. Это поможет регламентировать процесс переписки сотрудников с клиентами и избежать ошибок, которые могут отразиться на продажах и имидже вашей компании.

Общение по электронной почте - неотъемлемая часть работы любого современного офисного работника. И бухгалтеры не исключение. Как вести переписку таким образом, чтобы деловое общение было продуктивным, эмоционально комфортным и предельно этичным? Предлагаю читателям несколько практических советов.

СОВЕТ 1. Не пренебрегайте в своих письмах персональным обращением к адресату

Тем самым вы продемонстрируете свое внимание к личности человека. Если письмо написано конкретному получателю, то отсутствие в нем персонального обращения выглядит некорректно и невежливо.

Когда вы пишете адресату одно из первых писем, часто возникает вопрос: как лучше к нему обращаться - просто по имени или по имени и отчеству? В этом случае нужно посмотреть, что написано в подписи, которой заканчивается письмо этого человека к вам. Если там указано имя (без отчества), например «Светлана Котова» , то смело обращайтесь по имени. А если в подписи значится «Светлана Васильевна Котова, главный бухгалтер ООО “Трензор”» , то и вам надо обращаться к адресату соответственно. В любом случае второй вариант - предельно корректный, а потому беспроигрышный.

Ориентироваться на информацию в поле «От кого» я не рекомендую. Ведь зачастую оно изначально заполняется не самим владельцем email-адреса, а IT-специалистом компании при настройке электронной почты.

Кстати, настоятельно советую при обращении к деловому партнеру или клиенту не употреблять короткую форму имени («Саш» вместо «Саша», «Ань» вместо «Аня»), каким бы демократичным ни был стиль письма и сколь давней ни была бы ваша переписка. То, что привычно звучит в устной речи, в письменной выглядит слишком уж незамысловато.

СОВЕТ 2. Уделяйте особое внимание форме приветствия

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!» . Даже если вы руководствуетесь благим намерением соответствовать часовому поясу адресата, эта фраза звучит безвкусно, я бы даже сказала, вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте...» , «Добрый день...» . И конечно, добавляйте к приветствию имя адресата, если оно вам известно. Лично мне, например, гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное «Здравствуйте, Тамара!» .

Помните, что таким образом вы сильно экономите время адресата. Ведь он сможет сразу оценить содержание полученного письма и оперативно принять решение о его приоритетности и важности.

Формулировка темы должна быть краткой, но при этом точно отражать предмет переписки. Например, «Договор, счет, акт от ООО “Альфа”» вместо «Документы». По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему. Например, «Сотрудничество с Пермью» → «Сотрудничество с Пермью. Дата переговоров» → «Сотрудничество с Пермью. Проект договора» .

Если в процессе переписки вы видите, что поле «Тема» заполняется вашим адресатом произвольно либо не заполняется вовсе, берите инициативу в свои руки и пробуйте один из двух сценариев.

СЦЕНАРИЙ 1. При ответе сами заполняйте поле «Тема». Если адресат внимателен, возможно, уже этого будет достаточно, чтобы привести вашу переписку в адекватный вид.

СЦЕНАРИЙ 2. Если же адресат продолжает игнорировать заполнение поля «Тема», напишите ему письмо примерно следующего содержания: «Алла, предлагаю в поле “Тема” сразу указывать предмет письма. Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения» .

СОВЕТ 4. Обращайте внимание на поля «Кому» и «Копия»

Нужно четко понимать общепринятое в деловой среде назначение этих полей:

• <если> в поле «Кому» значитесь только вы - это означает, что отправитель письма именно от вас ждет реакции на свой вопрос или просьбу;
• <если> в поле несколько адресатов - отправитель ждет ответа от каждого или от любого из получателей. В этом случае при ответе сохраняйте список адресатов, установленный отправителем, используя функцию «Ответить всем» (конечно, при условии что вы намеренно не хотите ответить только автору письма, скрыв суть вашего ответа от остальных участников переписки);
• <если> ваше имя значится в поле «Копия» - отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. А значит, вступать в переписку по данному вопросу не следует. Если вы все-таки решите это сделать, то признаком хорошего тона будет начать письмо одной из фраз: «Если можно, мне хотелось бы присоединиться к обсуждению данного вопроса...» , «Позвольте высказать свое мнение...» .

Что касается поля «Скрытая копия», то с точки зрения деловой этики это наиболее неоднозначный инструмент электронного письма. Порой оно воспринимается как инструмент чуть ли не тайного наблюдения и информирования. Ведь адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим получателям. В некоторых, как правило, больших компаниях, особо щепетильных в вопросах этики, категорически запрещено использовать это поле в корпоративной переписке, кроме массовых рассылок. Но в большинстве фирм им пользуются, соблюдая следующие правила:

• отправка письма с заполненным полем «Скрытая копия» предполагает, что автор письма уведомил скрытых адресатов (либо собирается это сделать) о причине и целях такой формы послания;
• скрытому адресату не надо вступать в переписку.

На тренингах мне часто задают вопрос: есть ли какие-то общепринятые стандарты относительно времени, в течение которого надо ответить на письмо клиента или коллеги? Но универсального ответа на него не дашь.

Если говорить о внутренней переписке, здесь все определяется скоростью и ритмом жизни самой компании. Есть фирмы, в которых задержка с ответом более полутора часов считается моветоном. А где-то ответ в течение дня - это в порядке вещей.

По общему правилу наиболее приемлемым считается время реакции на письмо в пределах 2- 3 часов. Это так называемое время комфортного ожидания, когда отправитель ждет ответа и не испытывает внутреннего дискомфорта от молчания своего адресата.

А как быть, если, получив и прочтя письмо, вы понимаете, что не можете дать на него полноценный ответ в течение суток? Тогда по правилам хорошего тона уведомьте отправителя о получении вами письма и примерных сроках ответа на него. Например: «Здравствуйте, Сергей Васильевич! Ваше письмо получила. Отвечу в ближайшие пару дней» или «Андрей, письмо получила. Спасибо! Для ответа мне нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее...» .

СОВЕТ 6. Соблюдайте основные правила подачи информации в письме

Их не так много:

• при прочтении письма наиболее комфортен объем, укладывающийся «в один экран», максимум - в страницу формата А4;
• объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 Мб. Более объемные файлы могут привести к «зависанию» почты у адресата;
• при «упаковке» вложений используйте универсальные кодировки zip или rar. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата;
• никогда не начинайте ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Иначе получатель будет вынужден тратить время на поиски первоначального сообщения;
• пишите языком, максимально понятным адресату. Многие задаются вопросом, уместно ли использовать профессиональную или внутрикорпоративную лексику, сленг, сокращения и англицизмы.

В каждом конкретном случае это нужно решать отдельно.

Так, внутрикорпоративная переписка в компании почти всегда изобилует сленгом и сокращениями: они привычны и понятны всем участникам и позволяют экономить время. А вот использовать их в переписке с контрагентами нужно осторожно.

В моей практике был такой случай. Коллега готовила материалы для издательства и в последнем письме ей написали: «Маша, пришлите, пожалуйста, все ваши материалы asap» . Маша решила, что это обозначение неизвестного ей формата, в который необходимо перевести текст. Она убила кучу времени, правдами и неправдами выясняя, как удовлетворить просьбу издательства. Представьте себе Машину досаду, когда через 2 дня она узнает, что загадочное «asap» - сокращение широко применимого в англоговорящей среде «as soon as possible» («как можно скорее»). А ведь Маша могла отправить материалы в течение получаса с момента получения просьбы!

СОВЕТ 7. Завершайте каждое письмо блоком из подписи и ваших контактов

Независимо от того, насколько вы с адресатом близко знакомы и как долго ведется ваша переписка, в каждом вашем письме должен быть блок, состоящий из подписи и контактной информации. Это неотъемлемый элемент культуры делового общения.

В блок необходимо помещать:

• ваши имя и фамилию. При этом не нужно использовать сокращения. Вместо «Т.Л. Воротынцева» в своей подписи я указываю «Тамара Леонидовна Воротынцева» либо «Тамара Воротынцева» , чтобы адресату было понятно, как обратиться ко мне в ответном письме;
• вашу должность. Это дает адресату возможность понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности при решении вопросов;
• контактные данные (телефон, email, название компании, ее сайт). Так вы обеспечите адресату возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

Ко всему сказанному хочу добавить: ваши электронные письма - та самая одежка, по которой встречают. Иными словами, соблюдая этикет деловой переписки, вы заочно произведете на вашего адресата самое приятное впечатление.

Ответ

Да, вправе, в том числе уволенных. Работодатель вправе проверять, какую именно информацию сотрудник отправляет с электронной рабочей почты и связана ли такая корреспонденция с работой.

Гость, знакомьтесь - !

Обоснование данной позиции в материалах «Системы Кадры».

«Да, вправе, если речь идет о переписке с рабочей электронной почты или других средств связи.

Работодатель может проверять, какую именно информацию сотрудник отправляет с электронной рабочей почты и связана ли такая корреспонденция с работой (ст. , ТК РФ). В том числе работодатель вправе применять при необходимости средства, не противоречащие российскому законодательству, и методы технической защиты конфиденциальности информации, которая относится к (). Следует учесть, что вся переписка, осуществляемая в рабочее время при помощи технических средств, принадлежащих организации, и по оплаченным ею каналам связи или передачи данных, является служебной. Поскольку тайна переписки распространяется на лиц, участвующих в ее процессе только в том случае, если она ведется в свободное от работы время, на личном оборудовании при оплате этих средств и услуг оператора связи самостоятельно ().

Так, например, за чтение личной электронной почты работников или сообщений ICQ (при условии, что такой вид связи не является общекорпоративным средством и для этого не формируются отдельные аккаунты) должностных лиц организации могут привлечь к уголовной ответственности вплоть до лишения свободы на срок до четырех лет, поскольку характер такой переписки личный ().

Следует учесть, что доказательства, которые были получены при прочтении электронной переписки сотрудников с рабочей почты, будут иметь юридическую силу в суде только в том случае, если они были получены законным путем (). Поэтому важно учитывать нормы закона при получении подобных доказательств. В частности, незаконным может быть признан мониторинг использования работником рабочей электронной почты, если работодателем прямо не был введен запрет на ее использование в личных целях, и работники заранее письменно не были предупреждены о контроле со стороны работодателя за соблюдением порядка использования почты. Правомерность такой позиции подтверждает и судебная практика, например, постановление Европейского суда по правам человека от 3 апреля 2007 г. по делу «Копланд (Copland) против Соединенного Королевства» жалоба № 62617/00.