Cum să sortați după nume în Excel. Cum se sortează datele în Excel

Sortarea în Excel este o funcție încorporată în suita de birou Microsoft Office care vă permite să efectuați cercetări analitice și să găsiți rapid indicatorii necesari. Dacă înveți temeinic cum să faci sortarea în Excel, multe sarcini care implică analiza datelor vor fi finalizate rapid și cu o acuratețe absolută.

Pentru a găsi informațiile necesare, utilizați filtre speciale

Analiza muncii efectuate, a volumelor de vânzări, a creșterii profitului, a performanței studenților, a achizițiilor materiale suplimentare sunt însoţite de selecţia parametrilor care au indicatori maximi şi minimi. Desigur, dacă tabelul este mic, atunci utilizatorul va putea găsi pur și simplu cel mai bun indicator. Dar în cazurile în care Excel are excesiv număr mare rânduri și coloane, fără a utiliza funcții încorporate care vă permit să sortați tabelul, puteți găsi indicatorul dorit, dar va trebui să petreceți mult timp de lucru.

Puteți face un lucru mult mai practic, puteți citi informațiile despre cum să sortați în Excel și puteți începe imediat să consolidați practic cunoștințele acumulate.

Filtru ascendent și descendent

Este foarte ușor să sortați datele în ordine crescătoare sau descrescătoare. Trebuie doar să aflați dacă tabelul este însoțit de numeroase formule. Dacă acesta este cazul, atunci cel mai bine este să mutați masa la frunză nouă, care vă va permite să evitați încălcarea formulelor sau ruperea accidentală a link-urilor.

În plus, o versiune de rezervă a tabelului nu va strica niciodată, deoarece uneori, dacă vă încurcați în propriul raționament și doriți să reveniți la versiunea originală, acest lucru va fi dificil de realizat dacă nu se creează o copie preliminară.

Deci, mai întâi trebuie să selectați tabelul de analizat. Apoi, accesați o foaie nouă, faceți clic dreapta și apoi faceți clic pe linia „Lipire specială”. Pe ecran va apărea o fereastră cu parametri în fața utilizatorului, printre care trebuie să selectați opțiunea „Valoare”, apoi faceți clic pe „Ok”.

Acum a fost creată versiunea duplicată, așa că puteți începe acțiuni ulterioare. Pentru a înțelege pe deplin cum să sortați un tabel în Excel în ordine crescătoare, trebuie să selectați din nou întregul tabel, apoi să mergeți la fila „Date”, unde printre mai multe instrumente va fi „Sortați” dorit, pe care trebuie să faceți clic. pe.

În fereastra de opțiuni care se deschide, există o linie „Datele mele conțin anteturi”. Lângă ea este o fereastră mică în care ar trebui să verificați. Mai rămâne doar să setați coloana de analizat în ferestrele de mai jos, precum și opțiunea de sortare dorită: crescător sau descendent. În continuare, suntem de acord cu parametrii setați, după care tabelul va demonstra instantaneu rezultatul dorit, eliminând multe ore de muncă obositoare.

Dacă trebuie să sortați nu întregul tabel, ci doar o coloană, pașii vor fi aproape aceiași, cu excepția a doar două puncte. Inițial, nu ar trebui să selectați întregul tabel, ci doar coloana dorită, iar mai târziu, când Excel vă oferă extinderea automată a intervalului pentru a sorta, trebuie să refuzați acest lucru bifând caseta de lângă expresia „Sortați în limitele specificate. gamă."

Sortarea după alți parametri

Uneori, atunci când lucrați în Excel, devine necesar să sortați nu valorile numerice în ordine crescătoare sau descrescătoare, ci mai degrabă alți parametri, astfel încât să vă puteți familiariza cu sfaturi practice utilizatori experimentați care fac ușor de înțeles cum să sortați după dată sau formatul celulei în Excel.

Setarea unui filtru după dată și format

Principiul de sortare rămâne aproape același. Utilizatorul trebuie să selecteze tabelul, să indice coloana care urmează să fie analizată și apoi să facă clic pe una dintre acțiunile propuse: „Sortați de la vechi la nou” sau „Sortați de la nou la vechi”. După astfel de acțiuni, tabelul va sorta toate informațiile sau datele după dată.

Uneori este foarte important să repeți astfel de acțiuni. Această caracteristică este încorporată în tabel. Nu este nevoie să reintroduceți mai mulți parametri doriti, doar faceți clic pe elementul „Repetare” din filtru.

Uneori, filtrul poate eșua, dar motivul este cel mai probabil că unele formate nu sunt afișate corect. În special, dacă în unele celule datele nu sunt introduse în format de dată, atunci sortarea nu va fi efectuată în întregime corect.

Dacă există o problemă urgentă de sortare a tabelului după format de celulă, inițial este indicat și să îl transferați într-o foaie nouă, abia acum, după ce faceți clic dreapta pe linia „Lipire specială”, trebuie să selectați opțiunea „Formate” . Apoi nu numai toate datele vor fi transferate pe noua foaie, ci și formatele utilizate, iar formulele vor fi din nou excluse.

Rămâne doar să reveniți la filtru, în parametrii acestuia selectați sortarea după culoarea celulei, apoi în fereastra de culori care se deschide, selectați culoarea care ar trebui să fie sus sau jos după sortare. După ce faceți clic pe „Ok”, tabelul va afișa rezultate instantanee.

Dacă ceva nu merge bine, trebuie să știți cum să anulați sortarea în Excel folosind una dintre cele două acțiuni simple. Puteți apăsa pur și simplu două taste apăsate simultan (Ctrl + Z) de mai multe ori până când tabelul își ia forma inițială. Dacă au fost efectuate o mulțime de acțiuni, este mai ușor să anulați sortarea folosind a doua metodă prin închiderea tabelului fără salvare, apoi deschiderea din nou și reluarea lucrării.

Deci, lucrul cu un filtru în Excel nu este dificil. Este suficient să sortați datele o dată, pe baza recomandărilor, iar apoi totul va deveni atât de clar încât vă va fi ușor să stăpâniți independent parametrii de filtru rămași.

Pentru a crea condiții convenabile și confortabile pentru utilizator atunci când vizualizează și analizează informațiile plasate în tabele, programul MS Excel oferă posibilități destul de largi de sortare a datelor. Sortarea înregistrărilor într-o bază de date mare în Excel...

Face oarecum mai ușor pentru utilizator să găsească informațiile de interes.

La sortare, toate rândurile bazei de date își schimbă locația în conformitate cu algoritmul pe care l-am ales, rămânând, desigur, neschimbate.

Trei algoritmi principali de sortare în Excel.

1. numeric valorile sunt sortate după principiul „de la cel mai mic la cel mai mare” sau invers.

2. Coloane cu celule care conțin text valorile sunt sortate alfabetic în direcții înainte sau invers.

3. Coloane cu celule care conțin date, sunt sortate după principiul „de la cel mai vechi la cel mai nou” sau invers.

Sortarea în Excel 2007 și versiunile mai noi se poate face suplimentar prin criterii de formatare - după culoarea de umplere a celulei, după culoarea fontului celulei, printr-un set de pictograme de formatare condiționată.

Să continuăm să lucrăm cu baza de date DB2 „Producția de structuri metalice pe site-ul nr. 2”, creată în articolul „ ».

Baza de date de instruire luată în considerare este formată din doar 6 câmpuri (coloane) și 10 înregistrări (rânduri). Bazele de date reale conțin de obicei mai mult de o duzină de câmpuri și mii de înregistrări! Găsirea informațiilor necesare într-un astfel de tabel nu este ușor! Prin prisma unei astfel de înțelegeri trebuie să ne uităm la acțiunile noastre ulterioare.

Lucrările ulterioare vor fi structurate după cum urmează: în acest și următoarele articole din această serie vom folosi diferitele capacități ale programului DOMNIȘOARĂ Excela , generați răspunsuri instantanee la diferite întrebări și sarcini care apar în activitati practice directorul locului de productie. Adică vom rezolva probleme reale de producție!

Mentinerea unei baze de date – colectarea informatiilor – in sine nu da nimic, dimpotriva, ne ia ceva timp! Dar rezultatele analizei acestor informații, permițându-vă să oferiți răspunsuri precise la o varietate de întrebări, pot îmbunătăți considerabil gestionabilitatea obiectelor bazei de date în viața reală!

În producție, cu construcția corespunzătoare și întreținerea atentă a bazelor de date, utilizarea rezultatelor analizei vă permite să dubleți și uneori să triplați volumul producției folosind aceleași suprafețe, echipamente și cu aceeași compoziție a echipamentelor tehnice și tehnice.

Cea mai simplă sortare.

Cea mai simplă sortare din Excel se face folosind butoanele „Sortare ascendentă” și „Ordonare descendentă” situate pe bara de instrumente „Standard”. (În figura de mai jos, aceste butoane sunt încercuite cu o elipsă roșie.)

Sarcina #1:

Determinați: care dintre produsele fabricate este cel mai greu și care este masa acestuia? Când a fost făcut acest produs?

1. Deschideți fișierul în MS Excel.

2. Activăm făcând clic pe celula E7 cu titlul coloanei „Greutate de 1 bucată, t” (puteți activa orice celulă din coloana care ne interesează).

3. Faceți clic pe butonul „Sort Descending” din bara de instrumente „Standard”.

4. Citim răspunsul la întrebarea pusă chiar în linia de sus a bazei de date (linia nr. 8). Cel mai greu produs din baza de date este Beam 045 de la comanda nr. 2. Beam 045 a fost fabricat în perioada 23 aprilie - 25 aprilie 2014 (vezi intrările în liniile Excel nr. 8-10).

5. Puteți returna baza de date în formular înainte de a sorta în Excel (dacă este necesar) făcând clic pe butonul „Anulare” de pe aceeași bară de instrumente „Standard”. Sau puteți aplica Sortare crescător la coloana Date a bazei de date.

Sortare în Excel după mai multe coloane.

Sortarea în acest fel se poate face secvenţial pe două sau trei coloane.

Sarcina #2:

Prezentați înregistrările bazei de date grupate pe comenzi și cu numele produselor în cadrul comenzilor aranjate alfabetic.

1. Activăm orice celulă de bază de date făcând clic pe mouse (de exemplu, celula C11).

2. Faceți clic pe butonul din meniul principal „Date” și selectați „Sortificare...”.

3. În fereastra „Interval de sortare” care apare, selectați valorile din listele derulante așa cum se arată în captura de ecran din stânga și faceți clic pe „OK”.

4. Sarcina nr. 2 finalizată. Înregistrările sunt, în primul rând, sortate după numere de comandă și, în al doilea rând, în cadrul fiecărei comenzi sunt ordonate alfabetic după nume de produse.

Rezultate.

În acest al doilea articol al seriei despre stocarea informațiilor și gestionarea datelor Am analizat capacitățile de bază ale sortării înregistrărilor bazei de date în Excel. Acest mecanism foarte simplu de Excel este cu siguranță familiar pentru majoritatea dintre voi, dragi cititori. Sper că nu ți-am ocupat prea mult timp cu o poveste banală despre un serviciu binecunoscut. Dar... calea către complex începe cu simplu!

Sincer să fiu, în practică rar trebuie să apelezi la sortare. De ce? Răspunsul la această întrebare va fi în următoarele articole ale seriei, care vor vorbi despre alte mecanisme Excel, inclusiv mai avansate și mai puternice, pentru procesarea rapidă și eficientă a datelor.

Vă rog respectuos opera autorului abonați-vă pentru anunţuri de articole în fereastra situată la sfârșitul fiecărui articol sau în fereastra din partea de sus a paginii!

Dragi cititori, scrieți-vă recenziile și comentariile în comentarii.

Sortarea celulelor este o caracteristică Excel despre care chiar și începătorii o cunosc. Este greu să nu observi trei nasturi de pe panglică deodată.

Cu toate acestea, auzim adesea întrebări despre, de exemplu, cum să sortăm după coloane, după culoare etc. Adică, uneori este nevoie să organizați datele nu numai alfabetic sau crescător, ci și după alte reguli. Toate aceste sarcini pot fi rezolvate cu ușurință în Excel.

Sortare pe mai multe niveluri

Sortarea se poate face nu după una, ci pe mai multe coloane în același timp. În acest caz, prima coloană specificată este sortată. Apoi acele rânduri în care celulele din coloana sortată sunt repetate sunt sortate după a doua coloană specificată și așa mai departe. Astfel, raportul de vânzări poate fi organizat mai întâi pe regiune, apoi în cadrul fiecărei regiuni după manager, apoi într-o regiune și manager pe grup de produse.

După ce ați selectat o celulă sau întregul tabel, apelați comanda sortare de pe panglică. Dacă este necesar, bifați caseta Datele mele conțin anteturi si adauga cantitatea necesară niveluri.

Sortare după listă personalizată

Sortarea în majoritatea cazurilor are loc în ordine crescătoare/descrescătoare sau alfabetică. Dar uneori trebuie să aranjați liniile într-o ordine dată, care nu corespunde neapărat alfabetului sau secvenței crescătoare. Aceasta ar putea fi o ierarhie de elemente, orașe și țări într-o secvență convenabilă etc. În general, ceva care are propria sa logică.

Cea mai simplă (și, prin urmare, demnă de atenție) metodă este de a pune numere într-o coloană unul lângă celălalt, în conformitate cu ordinea dorită a rândurilor, apoi sortați tabelul după această coloană.

Această metodă este bună, dar necesită crearea unei coloane temporare suplimentare. Dacă operația se repetă frecvent, va dura timp. Dacă trebuie să sortați aceleași date, puteți crea o listă specială, pe baza căreia va avea loc apoi sortarea. Aceasta este aceeași listă folosită în .

Să mergem la Fișier – Opțiuni – Avansat – General – Editați liste...

Aici creăm manual sau importăm o listă sortată în ordinea dorită.

Acum în fereastra de sortare în câmp Comanda trebuie să alegi Lista personalizata...

Și în fereastra următoare, specificați lista dorită.

Lista creată poate fi folosită și în alte fișiere Excel.

Sortați după culoarea celulei, font și pictogramă

În setările de sortare aveți și opțiunea de a utiliza culoarea celulei, fontul și pictograma (din ). Dacă utilizați umplere pentru a formata celule individuale (de exemplu, pentru a indica produse sau clienți problematici), atunci le puteți muta cu ușurință în partea de sus a tabelului folosind sortarea.

Sortare după coloane

De asemenea, puteți sorta după coloane în Excel. Pentru a face acest lucru, selectați tabelul împreună cu numele coloanelor. Apoi, în fereastra de sortare, faceți mai întâi clic Opțiuni si pune intrerupatorul coloane de interval.

Următoarele setări sunt uzuale: setați linia (!) și ordonați. Singurul lucru este că acum nu puteți folosi numele rândurilor (prin analogie cu numele coloanelor), vor fi doar numere.

Sortați subtotalurile

Excel are un instrument de genul Subtotaluri. Pe scurt, este necesar să se creeze automat subtotaluri sub un grup de celule care sunt omogene într-un fel.

În acest articol, vă voi arăta cum să sortați datele în Excel după mai multe coloane, după titlurile coloanelor în ordine alfabetică și după valori pe orice rând. De asemenea, veți învăța cum să sortați datele în moduri non-standard atunci când sortarea alfabetică sau după valoare numerică nu este aplicabilă.

Cred că toată lumea știe să sorteze după coloană alfabetic sau crescător/descrescător. Acest lucru se face cu un singur clic pe buton A-Z(A-Z) și I-A(Z-A) în secțiune Editare fila (Editare). Acasă(Acasă) sau în secțiune Sortare și filtrare fila (Sortare și filtrare). Date(Date):

Cu toate acestea, sortarea în Excel are mult mai mulți parametri personalizabili și moduri de operare, care nu sunt atât de evidente, dar pot fi foarte convenabile:

Sortați după mai multe coloane

Vă voi arăta cum să sortați datele în două sau mai multe coloane în Excel. Funcționarea instrumentului este prezentată în Exemplu Excel 2010 - aceasta este versiunea instalată pe computerul meu. Dacă lucrați într-o altă versiune a aplicației, nu ar trebui să apară dificultăți, deoarece sortarea în Excel 2007 și Excel 2013 funcționează aproape la fel. Singura diferență se vede în culorile casetelor de dialog și forma butoanelor. Deci hai sa incepem...

Sortarea datelor după mai multe coloane în Excel nu a fost deloc dificilă, nu? Cu toate acestea, în caseta de dialog Triere(Sort) conține mult mai multe posibilități. Mai târziu în acest articol, vă voi arăta cum să sortați după rând și nu după coloană și cum să organizați datele într-o foaie de lucru în ordine alfabetică, după titlurile coloanelor. De asemenea, veți învăța cum să sortați datele în moduri creative atunci când sortarea în ordine alfabetică sau după valori numerice nu este practică.

Sortați datele în Excel după titlurile de rând și de coloană

Cred că 90% din timp, sortarea datelor în Excel se face după valoare într-una sau mai multe coloane. Cu toate acestea, uneori nu există seturi de date atât de simple care trebuie ordonate pe rând (orizontal), adică reordonarea coloanelor de la stânga la dreapta pe baza titlurilor coloanelor sau a valorilor dintr-un anumit rând.

Iată o listă de camere furnizate de reprezentantul local sau descărcate de pe Internet. Lista conține o varietate de caracteristici, specificații și prețuri și arată cam așa:

Trebuie să sortăm această listă de camere în funcție de parametrii care sunt cei mai importanți pentru noi. De exemplu, în primul rând, să sortăm după numele modelului:

Ca rezultat al sortării, ar trebui să obțineți ceva de genul acesta:

În exemplul pe care l-am analizat, sortarea după titlurile coloanelor nu are o valoare practică serioasă și a fost făcută doar pentru a vă demonstra cum funcționează. În același mod, putem sorta lista noastră de camere după o linie care indică dimensiuni, rezoluție, tip de senzor sau orice alt parametru pe care îl considerăm mai important. Hai să facem o altă sortare, de data aceasta după preț.

Sarcina noastră este să repetăm ​​pașii 1 – 3 descriși mai sus. Apoi, în pasul 4, în loc de linie 1 selectați o linie 4 , care indică prețurile de vânzare cu amănuntul. Ca rezultat al sortării, tabelul va arăta astfel:

Vă rugăm să rețineți că datele nu numai din rândul selectat sunt sortate. Coloane întregi sunt schimbate, dar datele nu sunt amestecate. Cu alte cuvinte, captura de ecran de mai sus este o listă de camere clasificate de la cele mai ieftine la cele mai scumpe.

Sper că acum este clar cum funcționează sortarea după rând în Excel. Dar dacă datele noastre nu ar trebui să fie organizate alfabetic sau crescător/descrescător?

Sortare în ordine aleatorie (după listă personalizată)

Dacă trebuie să vă organizați datele într-o anumită ordine (nu în ordine alfabetică), puteți utiliza listele personalizate încorporate în Excel sau puteți crea propriile dvs. Folosind liste personalizate încorporate, puteți sorta, de exemplu, după zile ale săptămânii sau luni ale anului. Microsoft Excel oferă două tipuri de astfel de liste gata făcute - cu nume abreviate și complete.

Să presupunem că avem o listă de treburi săptămânale și vrem să le organizăm după zi din săptămână sau importanță.

Gata! Acum treburile casnice sunt organizate pe zi a săptămânii:

Comentariu: Dacă intenționați să aduceți modificări acestor date, rețineți că datele noi adăugate sau datele existente modificate nu vor fi sortate automat. Pentru a repeta sortarea, faceți clic pe butonul Repeta(Reaplicați) în secțiune Sortare și filtrare fila (Sortare și filtrare). Date(Date).

După cum puteți vedea, sortarea datelor în Excel folosind o listă personalizată nu este deloc o sarcină dificilă. Un alt truc pe care trebuie să-l învățăm este sortarea datelor folosind propria noastră listă personalizată.

Sortați datele după propria listă personalizată

Tabelul nostru are o coloană Prioritate– indică prioritățile sarcinilor. Pentru a-l folosi pentru a vă organiza sarcinile săptămânale de la cele mai importante la cele mai puțin importante, urmați acești pași.

Repetați pașii 1 și 2 din exemplul anterior. Când se deschide caseta de dialog Liste(Liste personalizate), în coloana cu același nume din stânga, faceți clic LISTA NOUĂ(LISTA NOUĂ) și completați câmpul cu valorile necesare Lista elementelor(Lista intrărilor). Introduceți cu atenție elementele listei dvs. exact în ordinea în care ar trebui să fie localizate ca urmare a sortării.

Clic Adăuga(Adăugați), iar lista pe care ați creat-o va fi adăugată la cele existente. Faceți clic pe următorul Bine.

Iată cum arată lista noastră de treburi casnice, ordonate după importanță:

Salutare tuturor! Astăzi voi continua să vă îmbunătățesc abilitățile în programe importante și vă voi arăta cum să faceți sortarea în Excel.

Abilitatea este necesară și, dacă decideți să lucrați cu un tabel semnificativ, luați un duplicat al acestuia. Când lucrați cu originalul, riscați să compromiteți acuratețea calculelor prin încălcarea integrității legăturilor, iar sortările multiple vor amesteca toate datele atât de mult încât returnarea versiunii originale va deveni problematică. Vă rugăm să rețineți, de asemenea, că prezența celulelor îmbinate este inacceptabilă. Separarea lor va ajuta aici.

Cum se sortează în excel

Ce funcționalitate are Excel pentru sortarea datelor? Voi arăta câteva exemple pentru a răspunde la întrebarea: cum se face sortarea în excel.

Să pregătim masa:

Tabelul este plin cu rezultate, fără formule. Iar celulele care au fost comasate au fost înlocuite cu altele deconectate. Golim anteturile textului și pregătim un tabel pentru sortare.

Pentru a sorta o coloană trebuie să:

Acum avem date care au fost sortate în coloana Profit net.

Sortați după coloană

Sortăm o coloană fără a le atinge pe cele vecine:

Iată cum arată o coloană sortată:

Sortați în EXCEL după culoarea celulei

Posibilitățile de sortare sunt atât de largi încât este posibil să se facă acest lucru chiar și ținând cont de culoarea celulei. Crearea unui tabel separat presupune nu numai copierea datelor, ci și formatul acestuia. Necesar:

Separați celulele îmbinate dacă sunt disponibile.

Sortați după culoare.

Să selectăm tabelul. Selectați prin „Date”, „Sortare”.

Accesați setările și bifați „Datele mele conțin anteturi de coloană”. Confirmați cu butonul „Ok”.


Cel mai prost profit este în vârf.


Sper că ați înțeles și ați înțeles pe deplin lecția despre cum să sortați în Excel. Vă aștept cu nerăbdare la următoarele lecții.

Cum se sortează în excel